01 / 新線索
記錄聯絡請求，不作產品判斷。
虛構客戶 A 希望下週約談。即使同屬一個家庭，客戶 B 也應獨立記錄。此處僅需內部編號、聯絡時間意願與授權狀態，不需要健康或財務資料。
TASK-A01 · 客戶 A · 請求聯絡 · 待核對授權
01 / 看看流程如何運作
五個步驟，保留明確審核點。
這是使用虛構資料的互動概念示範，沒有真實系統連接，不會發送、預約、採購、發布或儲存資料。所示檢查用於說明擬議流程，並非已驗證的正式系統能力。
02 / 約談
提出待代理人核對的約談。
日曆空檔只是建議。須核對客戶身份、當地時間、聯絡偏好與同意情況，才可視為已約好；未獲回覆的邀請仍為待確認。
建議：週二下午 3 時 · 尚未記錄客戶同意
03 / 待補文件
追蹤缺項，先不複製敏感文件。
本虛構任務引用公司授權清單，顯示有一項文件待補。保留清單版本、引用與負責人，不上傳文件，也不推斷申請是否獲批；只使用公司允許的來源。
清單 DEMO-C1 v2 · 一項待補 · 由代理人處理
04 / 代理人審核
先核對對象，再確認任務。
在資料無誤示例中，假設已核對身份、授權與清單。若混淆家庭成員的聯絡對象，應阻止確認，先修正記錄；這項確認不會發出訊息。
草稿：在約定日期內部提醒代理人覆核 TASK-A01
對象不一致：任務維持待處理。先將客戶 A 與其他家庭成員分開核實。
等待人工審核。已在本次演示中記錄確認，未執行真實操作。
05 / 回訪
提醒不等於已完成聯絡。
實際聯絡結果由代理人另行確認。產生提醒、通知送達或準備草稿，都不代表客戶已收到解釋或交回文件。
下一步仍由指定代理人負責，並附原始引用。
任務尚未確認。安排下一次內部跟進前，先核對身份與授權。
演示任務已確認，可作內部跟進；未建立客戶訊息、日曆活動或保險公司記錄。
02 / 圍繞現有工具規劃
先確認連接條件，再確定方案。
以下是待評估方式，並非已驗證兼容清單，也不代表已有特定平台的現成連接。是否可行取決於帳戶方案、正式存取規則、資料品質與小範圍測試。
| 工具類別 | 可評估的方式 | 先確認甚麼 |
|---|---|---|
| 電郵、日曆與 CRM | 經授權的任務摘要或選定匯出資料，先用虛構記錄。 | 公司批准、授權、對象核對和重複提醒處理。 |
| 保險公司入口 | 只考慮正式允許的介面或獲准狀態匯出；初始試行不連接。 | 公司批准與允許欄位；不共享登入憑據，不繞過存取限制。 |
| 已批准條款與培訓文件 | 按權限查找，附文件版本與來源。 | 目前批准狀態、適用人員，以及找不到可靠來源時如何轉人工。 |
03 / 連接真實資料前先約定
約定適合這個行業的合作邊界。
以下是需求確認事項，並非已約定的託管、保留、訓練用途或服務標準承諾。使用真實記錄前，須與簽約企業及指定負責人在項目文件中確認。
待確認的資料流示意
獲授權來源記錄限定工作區與存取規則如有約定，才產生 AI 草稿人工審核與下一項任務
另外畫清外部服務商、日誌與備份；每一部分的儲存位置、模型重用或訓練條款、存取與刪除均須確認。
分開個人與團隊視圖
分別約定代理人、主管與隊友的權限。團隊層級不能自動取得個人客戶筆記、未成交線索、健康資料或私人家庭資料。
確認 AI 輸入的去向
列明外部 AI 服務商、分包方、儲存地區、訓練或重用條款，並評估是否只保留任務摘要即可；連接真實資料前納入項目文件。
規劃離開團隊時的安排
約定每類記錄由誰管理、代理人有權匯出或保留甚麼、如何撤銷權限，以及誰負責刪除和事件升級；不預設所有記錄均可帶走。
指定交付與資料負責人
書面列明簽約企業、項目負責人、驗收條件、存取權限與事件聯絡人，約定保密、成果歸屬、支援時段與升級處理責任。
約定保留、匯出與刪除
分別設定來源記錄、AI 輸入輸出、操作日誌與備份的保留期限，明確有權匯出的格式、撤權、刪除申請、備份到期與完成核驗。
04 / 小範圍起步
先驗證一項實用改善，再考慮擴展。
先用一位代理人的虛構任務記錄試驗，不引入健康或財務文件、不使用保險公司入口的登入憑據，也不自動聯絡客戶。比較漏跟進數量、行政耗時，以及錯對象或重複提醒。
05 / 五篇精選閱讀
圍繞你的第一個流程來閱讀。
建議按順序閱讀。這些是編輯指南，並非行業資歷或客戶成效聲明。
你的起點
帶上一項任務和你正在用的工具。
描述工作卡在哪裡、誰需要審核，以及目前如何處理。請使用虛構示例，不要在初次諮詢中包含真實客戶、員工、支付或商業敏感記錄。
討論這個工作流程 ↗了解交付協作網絡 ↗