资料与文件 · 实作指南
试算表不是带储存格的普通文件
让文字解释、数值计算与即时纪录各自使用合适的处理方式。
先辨认问题需要甚麽
员工问折扣政策的意思，与问本月总额，需要的证据不同。试算表可能同时放有指示、公式、历史快照与现行纪录，索引前应分清角色。文件解析工具能呈现结构，不代表语言模型应负责所有计算，也不代表最後上传的活页簿就是即时正式纪录。先确认业务资料在哪里有效，才能决定回答应从文件、计算工具还是授权系统取得。
把数值工作明确分流
假设一家代理公司，先用核准逻辑计算指定日期范围，再让助手解释结果。请求规格应包括币别、时区、排除列及四舍五入规则，并保留查询或计算参照供核对。不要用有说服力的段落掩盖无法重现的算式。看似合理的数字不能代替可追溯结果，也不能只因答案符合预期范围便省略与原始纪录对帐。
流程一览
测试活页簿隐藏假设
测试应包含筛选列、合并表头、快取值过期的公式及名称相似工作表。请同事确认哪些储存格属正式纪录，哪些只是暂存笔记。检索索引可能把数字与表头或有效日期拆开，因此要保留需要找对工作表、列范围及意思的代表题目，而不只是看到熟悉词汇就能答的测试。若档案经常人工修改，亦应明确定义更新与锁定程序。
第一个流程保持狭窄
先做一份报告或一种政策查询，记录助手不会计算甚麽，再比较完整准备与核对时间。若工作需要可靠交易处理，结构化系统整合可能比文件 RAG 更合适。选择应由所需资讯与动作决定，不是因来源档副档名为 xlsx 就一律使用同一技术。试点成功後再扩大，并把每项新计算的验收责任留给懂业务的人。
一次可重现计算交接
请同事使用保留的来源版本、日期范围及计算定义重建报告，连接自动发送前先处理所有差异。另一个人能解释范围并重建结果，比原作者保证它正确更可信。若必须靠口头补充某些排除条件，就应把条件写进正式规格。这也能让新员工接手月报时知道哪些内容可改，哪些变更必须重新批准。
来源与延伸阅读
编辑原则
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