資料與文件 · 實作指南
試算表不是帶儲存格的普通文件
讓文字解釋、數值計算與即時紀錄各自使用合適的處理方式。
先辨認問題需要甚麼
員工問折扣政策的意思，與問本月總額，需要的證據不同。試算表可能同時放有指示、公式、歷史快照與現行紀錄，索引前應分清角色。文件解析工具能呈現結構，不代表語言模型應負責所有計算，也不代表最後上傳的活頁簿就是即時正式紀錄。先確認業務資料在哪裡有效，才能決定回答應從文件、計算工具還是授權系統取得。
把數值工作明確分流
假設一家代理公司，先用核准邏輯計算指定日期範圍，再讓助手解釋結果。請求規格應包括幣別、時區、排除列及四捨五入規則，並保留查詢或計算參照供核對。不要用有說服力的段落掩蓋無法重現的算式。看似合理的數字不能代替可追溯結果，也不能只因答案符合預期範圍便省略與原始紀錄對帳。
流程一覽
測試活頁簿隱藏假設
測試應包含篩選列、合併表頭、快取值過期的公式及名稱相似工作表。請同事確認哪些儲存格屬正式紀錄，哪些只是暫存筆記。檢索索引可能把數字與表頭或有效日期拆開，因此要保留需要找對工作表、列範圍及意思的代表題目，而不只是看到熟悉詞彙就能答的測試。若檔案經常人工修改，亦應明確定義更新與鎖定程序。
第一個流程保持狹窄
先做一份報告或一種政策查詢，記錄助手不會計算甚麼，再比較完整準備與核對時間。若工作需要可靠交易處理，結構化系統整合可能比文件 RAG 更合適。選擇應由所需資訊與動作決定，不是因來源檔副檔名為 xlsx 就一律使用同一技術。試點成功後再擴大，並把每項新計算的驗收責任留給懂業務的人。
一次可重現計算交接
請同事使用保留的來源版本、日期範圍及計算定義重建報告，連接自動發送前先處理所有差異。另一個人能解釋範圍並重建結果，比原作者保證它正確更可信。若必須靠口頭補充某些排除條件，就應把條件寫進正式規格。這也能讓新員工接手月報時知道哪些內容可改，哪些變更必須重新批准。
來源與延伸閱讀
編輯原則
本系列以 AI 輔助原創撰寫，並對照連結的公開來源。實作建議與假設情境屬編輯分析，並非客戶實績。來源發布日期及產品細節可能與本系列整理日期不同。