安全与权限 · 实作指南
删除上传文件，也要管理你生成的副本
承诺保留与删除政策前，先画出 AI 衍生资料清单。
AI 不只产生一个答案
假设文件助手产生原始 PDF、OCR 文字、页面图片、搜寻片段、摘要和诊断样本；删除原档後，仍有多份有用但敏感的副本。建议建立保留地图，逐项记录负责人、位置、用途与到期触发条件。失败工作和临时处理目录也要列入，因为只在成功路径清理，可能永远清不到它们。资料生命周期应从设计开始，而不是等客户要求删除才追查。
按用途决定到期
接收文件按约定业务用途保留，最小稽核纪录可能采用另一政策。S3 生命周期规则提供储存机制，但不会替企业决定保留理由。应分清正式纪录、备份、快取及提供方持有内容。删除按钮要解释作用范围，不能暗示所有提供方和备份立刻清除一切相关资料。需要保留的例外应有理由与负责人，而不是无限期保存作为预设。
流程一览
沿着参考关系处理删除
每份衍生资料连到来源纪录与所属公司。建议删除工作沿参考关系查找，检查获授权保留例外，再移除合资格副本并报告未解决位置。延迟撷取工作不能在删除後重新建立内容，可按架构加入取消或删除标记检查。测试处理中、索引後和隔离恢复备份後的行为，才知道清理是否只在理想路径成立。
诚实回报处理边界
向操作人员提供完成纪录，列出已处理类别、例外和预期备份到期时间，不展示原文件内容。定期检查孤立副本。保留要求可能受合约与适用法律影响，应由合适专业人员确认，不从本文抄一个通用期限。维运目标是可追踪、可执行且客户理解限制的政策，而不是只在网站上写一句资料安全，实际上却没有任何人知道副本散在哪里。
用测试资料验证删除路径
在测试环境建立可辨识的来源与衍生资料，执行删除政策後搜寻所有已登记位置，并说明每项保留例外。再於失败工作和备份恢复後重做，让政策变成可观察证据，不需对真实客户资料做实验。测试还应验证使用者介面是否停止显示已删内容，以及後续索引更新会否把资料带回。这些结果能帮助修正承诺中的实际范围。
来源与延伸阅读
编辑原则
本系列以 AI 辅助原创撰写，并对照连结的公开来源。实作建议与假设情境属编辑分析，并非客户实绩。来源发布日期及产品细节可能与本系列整理日期不同。