安全與權限 · 實作指南
刪除上傳文件，也要管理你生成的副本
承諾保留與刪除政策前，先畫出 AI 衍生資料清單。
AI 不只產生一個答案
假設文件助手產生原始 PDF、OCR 文字、頁面圖片、搜尋片段、摘要和診斷樣本；刪除原檔後，仍有多份有用但敏感的副本。建議建立保留地圖，逐項記錄負責人、位置、用途與到期觸發條件。失敗工作和臨時處理目錄也要列入，因為只在成功路徑清理，可能永遠清不到它們。資料生命週期應從設計開始，而不是等客戶要求刪除才追查。
按用途決定到期
接收文件按約定業務用途保留，最小稽核紀錄可能採用另一政策。S3 生命週期規則提供儲存機制，但不會替企業決定保留理由。應分清正式紀錄、備份、快取及提供方持有內容。刪除按鈕要解釋作用範圍，不能暗示所有提供方和備份立刻清除一切相關資料。需要保留的例外應有理由與負責人，而不是無限期保存作為預設。
流程一覽
沿著參考關係處理刪除
每份衍生資料連到來源紀錄與所屬公司。建議刪除工作沿參考關係查找，檢查獲授權保留例外，再移除合資格副本並報告未解決位置。延遲擷取工作不能在刪除後重新建立內容，可按架構加入取消或刪除標記檢查。測試處理中、索引後和隔離恢復備份後的行為，才知道清理是否只在理想路徑成立。
誠實回報處理邊界
向操作人員提供完成紀錄，列出已處理類別、例外和預期備份到期時間，不展示原文件內容。定期檢查孤立副本。保留要求可能受合約與適用法律影響，應由合適專業人員確認，不從本文抄一個通用期限。維運目標是可追蹤、可執行且客戶理解限制的政策，而不是只在網站上寫一句資料安全，實際上卻沒有任何人知道副本散在哪裡。
用測試資料驗證刪除路徑
在測試環境建立可辨識的來源與衍生資料，執行刪除政策後搜尋所有已登記位置，並說明每項保留例外。再於失敗工作和備份恢復後重做，讓政策變成可觀察證據，不需對真實客戶資料做實驗。測試還應驗證使用者介面是否停止顯示已刪內容，以及後續索引更新會否把資料帶回。這些結果能幫助修正承諾中的實際範圍。
來源與延伸閱讀
編輯原則
本系列以 AI 輔助原創撰寫，並對照連結的公開來源。實作建議與假設情境屬編輯分析，並非客戶實績。來源發布日期及產品細節可能與本系列整理日期不同。