上傳新文件成功，不代表知識助手已經用到最新內容。更新仍要經過擷取、索引、檢索與快取。

先按資料過期的業務後果，設定合理的更新時限，不要把所有文件視為同樣即時。

價格規則和背景手冊可能需要不同時限，也要明確記錄來源版本與更新狀態。

做一次受控文件變更，沿整條路徑查到實際答案，記下各階段花費的時間。

來源過期時要顯示狀態，並決定何時停止或轉交人員；不要只以成功上傳代表更新完成。

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